Hoy por hoy, en nuestro trabajo, las presentaciones y el powerpoint están presentes en todo momento. En este blog ya hablamos recientemente del número de páginas óptimo de una presentación o de como crear una presentación con una buena historia. Las presentaciones son tan importantes que en las ofertas de empleo, los «Conocimientos de Powerpoint» aparecen en una proporción de 100 a 1 (o de 1.000 a 1) respecto a los «Conocimientos de Word» (podemos cambiar los nombres de Microsoft por otras aplicaciones de ofimática, no es problema). Y dicha proporción es tal porque, hoy por hoy, nuestra herramienta para crear documentos es la misma que la herramienta para crear presentaciones. O lo que es peor, porque hemos decidido que presentaciones y documentos son exactamente lo mismo, y eso es un error.
¿Habéis oído alguna vez la frase «La presentación debe ser autocontenida«? Seguro que si. Esto implica que la presentación debe poder volar sola, sin un presentador que vaya con ella. Que se pueda leer y se entienda exactamente todo lo que se quiere decir, sin que nadie esté contándotela al lado. ¿Eso es una presentación? ¿Estamos seguros?
De presentaciones y grandes presentadores.
En una presentación hay un presentador, cuyo papel resulta vital para entender los mensajes que se quieren hacer llegar a la audiencia. El presentador, el bueno, no lee un documento que va pasando por la pantalla. El presentador lanza los mensajes y se apoya en un recurso, bastante visual y con poca letra normalmente o incluso puede presentar sin dicho apoyo.
Tenemos ejemplos de grandes presentaciones en los Videos de TED. ¿Y qué es lo que podemos encontrar? Expertos en lo suyo hablando durante un tiempo, normalmente 20 minutos, que pueden no llevar un fichero PPT detrás, que COMUNICAN su HISTORIA, su MENSAJE, que tienen muy claro que quieren contar, lo que quieren transmitir. Y de hecho lo consiguen.
Cuando uno comienza a ver estos vídeos y se da cuenta de que otro modo de presentar es posible normalmente busca escusas para su comportamiento anterior. Normlmente nos defendemos porque el motivo de la presentación es más llevadero, que presentar un producto no es igual, que un tema así tu también podrías presentarlo igual… Posiblemente, la mayor diferencia de todas es que, aunque s tema puede ser muy complejo, ELLOS SABEN EXACTAMENTE EL MENSAJE QUE QUIEREN TRANSMITIR.
Las grandes presentaciones de Slideshare normalmente son así, muchas imágenes, poco texto, una historia que te envuelve, pocos números, pero muy abrumadores por su significado (no por su cantidad)… y muchas veces, lo que te queda son esas ganas de haber podido seguir dicha charla en directo, porque seguramente el contenido de las diapositivas no sea suficiente para entender todo lo que se quiso decir allí.
Otro ejemplo con grandes presentaciones es el movimiento Pecha Kucha. 20 diapositivas, 20 segundos por diapositiva. 400 Segundos para explicar tu mensaje. Seguro que allí también podéis / podemos encontrar muchas ideas.
Motivos por los que un documento no es una presentación.
El documento es algo previo, más extenso, autocontenido, con más letra y varios párrafos. Es el informe que incluye todos los aspectos. Es el trabajo que debe contener todo el conocimiento. Es donde se encuentran los análisis estadísticos, los argumentos explicados, los contenidos…
En mi experiencia presentando datos creo que normalmente queremos apabullar en las presentaciones. Sacamos tantos números porque tenemos miedo de que piensen que no hemos hecho los deberes. Posiblemente entre tanta maraña de números nadie se atreva a peguntar nada. Pero… ¿era ese el objetivo? Ah, no, que queríamos decir cual era el crecimiento de Internet. Pero… y¿y estamos seguros que después de 10 hojas de cifras la gente se ha quedado con dicha idea? ¿No sería mejor enviar el tocho de cifras en paralelo y explicar las principales conclusiones?
En el 95% de los casos, si presentas un documento aburrirás a la audiencia por pesado. Si sólo haces presentaciones y no hay un documento o quizás una documentación por detrás… ¿no te estarás quedando escaso?
Tampoco quiero ser muy talibán, no todo es blanco o negro.. De hecho, es muy interesante la propuesta de una experta en temas de presentaciones eficaces, Nancy Duarte, quien comparte muchos recursos de forma gratuita en su blog y de quien surge la idea de los «diapodocumentos» o slidedocs en Inglés. No viene a ser sino un documento, muy impregnado de las ideas de una presentación. Una forma de hacer que un documento sea más entretenido, pero ojo… sigue sin ser una presentación.
Terminando que también es gerundio.
A mi entender, un proceso correcto debería de llevar un informe y una presentación. Si, quizás sea más trabajo, pero quizás así cumplamos con el Objetivo de hacer un buen trabajo y comunicarlo correctamente.
Hace poco tiempo he ayudado a mi hermana a montar una presentación de 30 minutos, sobre un tema nada sencillo, su tesis doctoral. Ella ha acudido a los cursos que organiza @ArtePresentar y yo que no he podido asistir, ya era un seguidor de su blog. Era el momento de poner en práctica todo lo que se comenta sobre estos temas. No fueron más de 20 diapositivas y fue todo un éxito. El documento estaba enviado con tiempo a los miembros del tribunal. Lo habían leído antes de la presentación, sabían de que iba el tema. Lo que se montó para ese día fue el apoyo a una presentación, no el tocho de 300 hojas que resulta la tesis (lo siento hermanita si me estás leyendo, no es que sea la tuya, es que lo son todas). Lo que se hizo fue una presentación de la tesis y así debiera ser en el resto de casos.
¿Y tú? ¿Sufres este problema en tu trabajo? ¿Presentas documentos de doscientas hojas y vas saltando entre páginas? ¿O has sido parte de la audiencia en uno de estos casos y te has quedado dormido?
