Si preguntáramos a los trabajadores del conocimiento por aquello que más absorbe el tiempo del día a día laboral, muchos de ellos (nosotros) dirían, posiblemente, que las reuniones son uno de los primeros elementos de la lista. Muy probablemente junto con el e-mail y el teléfono. Hay gente cuyo principal objetivo parece ser, erróneamente, estar reunido. Y no es que no sean antiproductivas… pero es que yo he visto compañeros de trabajo cuyas agendas muestran de forma continua un buen chorreo de reuniones. Eso cuando no se superponen al principio o al final o cuando parecen que han sido bendecidos con el don de la ubicuidad y pueden estar en dos y hasta tres a la vez. Y claro, si el objetivo de tu trabajo no es tener reuniones (que no lo es)… entonces… ¿cuando trabajas?
Y claro, con el montón de tipos de reuniones diferentes que nos rodean y los cientos de reuniones en las que acabamos convocados… seguro que somos capaces de reconocer alguna de las situaciones que describimos a continuación. Ojo, siempre estamos hablando de las reuniones que dirigen / convocan los demás porque las que convocamos nosotros rayan la perfección.
Agrupados por temáticas siguen varias situaciones que describen y algunas de las críticas que hacemos de las reuniones que copan nuestra agenda:
- Sobre los horarios:
- ¿Pero esto son horas de convocar una reunión? Es que vaya horario de mierda, así no puedo (táchese lo que no proceda) dejar/recoger a los niños del colegio. ¡A quien se le ocurre!
- Me he partido los cuernos para llegar a la hora y ahora resulta que el tío que la convoca no llega a tiempo.
- Joder, ahora llega este veinte minutos tarde y toca repetir todo desde el principio.
- Menganito tenía 20 minutos para exponer su tema y se ha comido ya dos horas…
- Oye, pero… ¿esto no se acababa a las 18? ¡¡¡Si ya son las 19,30!!!
- Sobre el Objetivo, la agenda y los temas a tratar de la reunión.
- Oye colega, ¿tú sabes para que nos han convocado?
- ¿Y tú has preparado algo? ¿Alguien te ha dicho algo?
- Llevamos 30 minutos y aún no sé qué queremos de esta reunión.
- Pero… ¿tu sabías que puntos se iban a tratar?
- Ahora que estamos todos… vamos a tomar una decisión sobre (tema que no tienen nada que ver)
- Sobre la documentación
- ¿Nos vas a pasar el documento al acabar la reunión?
- Si íbamos a discutir este documento… ¿no hubiera sido mejor enviarlo antes
- Oye… desde aquí no se ven las cifras, ¿Qué pone ahí?
- Sobre los medios para poner en marcha la reunión
- Perdón pero… esta sala no tiene proyector
- No funciona el proyector, ya lo siento, vedlo mejor en esta pantalla
- En las videoconferencias… ¿Me ves? ¿Y me oyes? ¿Ahora me oyes? ¿Dale al micrófono? Espera que llamo al técnico…
- No hay sillas suficientes para todos, coged de otra sala…
- Sobre los asistentes y la necesidad de la reunión
- Oye, pero… ¿aquí no debería estar ___?
- Pero qué demonios pinto yo en esta reunión…
- ¿Para que han venido aquellos de ahí detrás? ¿Son los palmeros?
- Pero… ¿y para esto hemos venido?
- ¿Y esto no se podía decir por email?
- A ver que día aprenden a utilizar el webex…
- Sobre el acta y los próximos pasos.
- Comentario al acabar entre dos asistentes… bueno ¿¿y??
- La situación más común de todas: Bueno… pues esto era todo. Hasta luego.
Supongo que me he dejado alguna situación en el tintero, pero he hecho una lista lo más exhausta posible. ¿Qué situación has vivido de las que no se reflejan aquí? ¿Alguna situación chocante? Seguro que sí. Compártelas y así me ayudarás con mi objetivo.
Lo que me propongo en los próximos artículos es entrar un poco más en detalle en cada uno de estos grandes temas, por qué se originan, qué consecuencias tienen y cómo podríamos organizar una reunón más eficaz y productiva para todos.
Seguiremos comentando
1. Sobre los horarios
2. Sobre los Objetivos y la agenda
3. Sobre los asistentes
4. Sobre los medios
5. Sobre el acta de la reunion
