Aunque no he recibido comentarios en el post, si es cierto que me han llegado muchos en persona acerca sobre el artículo de las reuniones. Muchos parecen estar de acuerdo en que se recogen buena parte de los mayores problemas a los que nos enfrentamos con nuestra rutina de reuniones. Lo cual no quita para que sigas comentando aquellos que consideras que se nos han olvidado. Pero poco a poco empezaremos a desgranar un poco más cada uno de los aspectos que mencionábamos, empezando por el primero de la lista: los horarios. Por decirlo de otra forma: ¿A qué hora empieza la reunión? ¿Cuánto dura? ¿A qué hora se acaba? Que como podemos ver son las principales dudas que tiene todo el mundo cuando recibe una convocatoria de reunión en su correo electrónico, junto con la temática de la misma.
¿A qué hora debemos poner una reunión?
Esta es uno de los grandes interrogantes. La verdad es que se pueden encontrar puntos negativos a casi todos los horarios que escojas. Quizás sea mejor hacerlo por descarte.
A primera hora. A mucha gente le gusta ponerlas a primera hora, con la fresca, con los inconvenientes que eso trae… todavía mucha gente puede estar dejando a los críos en el cole, en las grandes ciudades puedes haber pillado un atasco de colores, la gente ni siquiera ha pasado por su despacho… Yo ya lo he contado en este blog… una bronca que tuve con un jefe por este motivo. No, la primera hora no es una buena idea.
Por cierto, es todavía peor convocarlas antes de la hora «oficial» de entrada al trabajo. Únicamente los temas urgentes deberían ser convocados de esta forma. Yo recuerdo los desaguisados que nos provocaba a varios compañeros una reuniones semanales que empezaban a las 8,30. Tocaba cambiar toda la cadena de producción en casa. Y encima, normalmente, perdíamos una buena parte del tiempo de dicha reunión recordando los goles de la champions del día anterior.
A última hora. Si el horario de salida es a las 18,00 convocar una reunión a las 17,30 no es el elemento más motivador para la plantilla. Si además tenemos la fama de no cumplir los horarios… las personas del convocadas van a ir de mala gana a la reunión. No digamos ya si las convocamos fuera del horario de salida… Esas reuniones que están convocadas a las 19,00 desde hace una semana (lo que demuestran que no tienen una urgencia brutal…).
Hay una cosa que los directivos y el resto de compañeros deben / debemos entender: Las exenciones de horario no aplican a todos los empleados, ni mucho menos a los becarios… Ah, y considerar que la gente debería trabajar de sol a sol sin rechistar porque «mira como llueve ahí fuera» es vivir de espaldas a la sociedad actual. Las reuniones deben encuadrarse, salvo urgencia, dentro del horario de trabajo.
La hora de comer. Este es el punto donde más divergencias nos podemos encontrar. ¿Cuál es la hora oficial de ir a comer? ¿Cuánto tiempo disponemos para la comida? ¿Desde las 13? ¿Hasta las 16? Es cierto que yo conozco áreas, departamentos y unidades que aplican un horario único para toda la plantilla, pero es en este en el momento del día que puede haber mayor flexibilidad (dentro de un orden, no vayamos a la anarquía). Pero no sólo por parte de la empresa, sino también por parte del empleado. Reconozco no es muy buena hora poner una reunión a las 14,00; pero también es cierto que a pocas he sido convocado a dicha hora. Aquí más me refiero a los posibles horarios de cierre de las reuniones matinales. Entendiendo que te gusta ir a comer pronto, digamos a las 13 horas… pero no pasa nada si un día la reunión se expande hasta las 13,45 ¿no?
¿Y cuánto debe durar una reunión?
Pues seguramente irá en función de los temas de la agenda. Si a mí me lo preguntan… más de dos horas… empezaría a ser improductivo. Pero claro, ahí va a depender mucho de la temática y la organización de la misma. La duración dependerá de la agenda, los ponentes, los temas y la profundidad con los que se va a entrar en cada uno de ellos. Yo reservo la sala de reuniones por más tiempo del que considero que va a durar la reunión, para evitar problemas e intento que no pasen de las dos horas (es más, intento que no lleguen a una hora). Por ahí he leído que hay quien hace las reuniones de pie… no me parece mal, siempre que no vayan a excederse en tiempo. Se pueden hacer reuniones hasta en los puntos de café, dependiendo de la temática.
Respeto a los horarios de la agenda.
Es bueno que tanto convocantes, como ponentes, como convocados respeten el horario de las reuniones. Si ya hemos tenido el detalle de convocar la reunión en horarios aceptables; si has aceptado la convocatoria… llegar impuntual es, entre otras cosas, una terrible falta de respeto. Y si tu participación es tan necesaria, que tu retraso va a provocar o bien que no hayan empezado, o bien que tenga que repetirse lo dicho hasta el momento… entonces es un muy fea falta de respeto.
Y si eres ponente en esa reunión y te han dado quince o veinte minutos… cíñete al horario. Es más, deja algo de tiempo para preguntas al final o por si te interrumpen mientras estás exponiendo tu tema. Sienta muy mal ser el último en presentar un tema y te digan eso de “tienes 3 minutos porque tus compañeros ya se comieron tu tiempo”.
Y ya no digamos esa costumbre de convocar para una hora cuando ya se sabe que la reunión va a durar tres horas… ¿Sabías que tus compañeros o los proveedores tienen vida y se organizan para llegar a todo lo que pueden (entre esas cosas tu reunión)?
Resumiendo, que es gerundio.
Cuando vayas a convocar una reunión:
- No pongas tus reuniones antes de la hora oficial de entrada
- Tampoco las pongas “a primera hora”, deja que pase un tiempo prudencial.
- Haz que la hora de finalizar la reunión esté dentro del horario de trabajo.
- No convoques reuniones demasiado extensas. Si son imprescindibles… introduce descansos en el horario.
- Las reuniones fuera del horario de trabajo sólo para temas ¡¡¡urgentes!!!
- Reserva la sala de reuniones para más tiempo, que no te echen de la sala sin haber acabado.
- No convoques una reunión para una hora si crees que debe durar dos.
Ya seas convocante, ponente o convocado:
- Respeta los horarios, el tiempo de los demás es tan valioso como el tuyo.
- Llega en hora y si estás presentando… ajústate al tiempo que te asignaron.
