Ya decíamos en nuestro artículo introductorio que las reuniones son uno de los elementos de nuestro día a día laboral que más tiempo nos roban, o mejor dicho, dejamos que nos roben. Además, enseguida sabemos criticar los aspectos que nos fastidian de tanta reunión que tenemos. Los horarios son uno de ellos y ya veíamos problemas con los mismos y posibles soluciones. Pero… ¿y qué decir de los motivos por los que se plantea una reunión? ¿Nunca habéis salido de una reunión con la impresión de que no habéis solucionado nada? ¿O que para ese viaje no hacían falta alforjas? En el artículo de hoy nos centraremos en algunos aspectos fundamentales de la convocatoria de una reunión: nos preguntaremos cual es el objetivo de la reunión, los motivos que nos llevan a esa convocatoria y hablaremos sobre los puntos del orden del día, es decir, la agenda de la misma (esa gran olvidada)… Y como siempre se agradecen vuestras opiniones y comentarios.
El objetivo de la Reunión.
Este debería ser un punto obligatorio en toda convocatoria de reunión (un “must” que se dice cuando queremos ponernos con anglicismos). ¿Con que finalidad están o estás convocando una reunión? Imaginemos que recibes una convocatoria con el siguiente título: “Proyectos”. Supongamos que eres responsable de algunos proyectos del área… está claro que la reunión te afecta de lleno. ¿Qué documentación tienes que preparar? ¿Hablamos de proyectos nuevos? ¿O los que están en marcha? ¿O son proyectos con terceros? ¿Dificultades que nos encontramos? Ahora imagínate que no eres parte implicada, simplemente vas a escuchar… ¿qué? ¿Una evolución? ¿Una revisión? ¿O se va a discutir algo? ¿O tienes que llevar tú los proyectos futuribles que tienes?
Realmente no es lo mismo una “Presentación del Status de los Proyectos” que una “Revisión de los Proyectos y Priorización hasta fin de año” que la “Discusión de Proyectos para el próximo año”. Según el objetivo de la reunión variará la documentación que hay que llevar es diferente; la preparación que hay que hacer totalmente distinta; posiblemente el tiempo dedicado a la misma también varíe; y ni que decir tiene que los invitados a la reunión. Presentar no es lo mismo que debatir; ni una tormenta de ideas (“brainstorming”) funciona igual que un Comité para la toma de decisiones.
Luego… antes de lanzar la convocatoria en la aplicación de correo… pregúntate si todos van a tener claro ¿para qué estás convocando la reunión? Hay gente que adora tener a un montón de personas en una sala y una excusa para no pegar un palo al agua… En mi opinión debería ir en el propio “título” de la reunión, aunque haya alguien que lo prefiera incluir en la agenda de la misma
Los motivos de la Reunión.
Ya hemos visto el para qué de la reunión. Pero… ¿y el origen de la misma? Dudo si este punto debería ser obligatorio, pero sí creo que puede ayudar a situar el contexto de la misma. ¿Qué nos lleva a convocar esa reunión? ¿Podemos incluir esta reunión en un objetivo mucho más amplio (lo que es un elemento motivador)? Me voy a explicar un poco más. Definir unas Métricas o unos indicadores son parte de un Objetivo de Negocio más grande. El porqué de la reunión está en ese “objetivo superior”, dado que no se mide por medir. Una simple “Presentación de un tema” puede enfocarse dentro de un conjunto de presentaciones para ampliar el conocimiento de los asistentes. Incluso las reuniones semanales del equipo están enmarcadas en el seguimiento periódico de los objetivos de todos.
Como digo, no es lo mismo el “Porqué” y el “Para qué”, pero creo que definir ambos puede ayudar a cumplir con los Objetivos de la misma.
La agenda de la reunión. El orden del día.
Otra de esos puntos que siempre debería estar allí pero que casi nunca lo encuentras en una convocatoria… O es que yo vivo en un mundo diferente y el resto del universo si lo hace, pero que yo en 14 años de empleo… La agenda no es hora de entrada y hora de salida, o al menos no es sólo eso. Nos dice cómo se va a estructurar la reunión y cuánto tiempo (si es posible aproximar) se va a dedicar a cada punto del orden del día. Esto último dependerá también del motivo de la reunión.
¿Estamos ante un conjunto de presentaciones? Entonces digamos cuanto tiempo tiene cada ponente. ¿Una presentación y un debate sobre la misma? Indiquemos que porcentaje del tiempo se lleva cada una. ¿Estamos ante una presentación de un externo? Digámosle de cuánto tiempo dispone. ¿Un comité para tratar varios temas? Dediquemos cierto tiempo a cada uno e impongamos un orden según la importancia. ¿Una reunión de vecinos? Digamos los temas a tratar y no pongamos horas límites que sabes que no se van a cumplir…
¿Con que detalle? Pues no debe ser muy vago, ya decimos que puede ayudar a decidir sobre su presencia a algunos de los convocados. Pero esto no va de minutos y segundos; ni es necesario mostrar toda la argumentación en la agenda. Ya se sabe cómo somos los economistas con la noción de “equilibrio”… pues eso.
He asistido por mi trabajo a Reuniones muy bien organizadas donde hay un grupo de personas perenne en la misma pero varios participantes que entran en la sala en un momento determinado, exponen su caso y se van. Esas personas que entran y salen están citadas a una hora concreta y el cumplimiento de los tiempos es muy relevante. Y funcionan perfectamente; porque si en el tiempo que te dan no has convencido a nadie, el tema no se aprueba y a otra cosa mariposa…
¿Podemos saltarnos el orden de día? Pues hombre, dado que hoy en día la flexibilidad es una virtud, según los motivos por los que se convoca una reunión, los asistentes y las circustancias… está claro que sí. Pero no lo podemos convertir en una costumbre, pues un orden del día “ficticio” tendrá tanta validez como no tener orden del día. Pongamos un ejemplo claro: Un Comité de Dirección, donde está la primera línea de decisión, que se convoca periódicamente y cuya agenda puede estar determinada con una o dos semanas de tiempo… si puede cambiar su orden del día por factores de muy diversa índole. Pero ni en esos casos el comportamiento debe convertirse en hábito.
Y ya para acabar este punto. Conozco a un equipo de trabajo que tienen reuniones semanales donde se supone que deben hablar todos. Y cada uno de ellos a lo largo de la semana va indicando que punto quiere tratar y como cuanto tiempo les va a llevar. Si quien coordina la reunión considera que faltan cosas o sobran temas lo va indicando en la convocatoria “viva” de la misma. Me parece una muy buena práctica.
Mejorando la efectividad de las reuniones.
Los aspectos mencionados en el artículo de hoy parecen del Curso de Pre-escolar de Reuniones y sin embargo la experiencia nos dice que normalmente no se cumplen. ¿Qué diferencia hay entre una reunión que es convocada con un motivo y con un orden del día, respecto de una convocatoria que no cumple estos aspectos? Principalmente: la efectividad de la misma. Si incluimos la motivación y la agenda permitiremos:
- Que los convocados a la misma puedan decidir por sí mismos si su presencia es oportuna (o pueden delegar en una segunda persona)
- Que además sepan de antemano con qué se van a encontrar, por lo que podrán preparar la misma
- Que no tengamos que perder tiempo en el inicio de la reunión para explicarlo
- Que la predisposición de las personas sea mayor
- Que los objetivos se cumplan de forma más eficiente en la reunión.
Vamos, que todo es un compendio de ventajas.
Resumiendo, que también es gerundio.
En todas las convocatorias de reuniones que salgan de tu Equipo hacia el exterior:
- Obliga a poner un Objetivo. “Definir…” “Presentar”, “Discutir…”, “Analizar…”, “Hacer una tormenta de ideas…”
- Siempre que puedas engloba la reunión dentro de un Objetivo Superior, es un elemento motivador.
- Incluye la agenda de la misma: permite estructurar la reunión y marcar todos aquellos puntos que queremos tratar con antelación.
¿Me dejo algo? Seguro que sí. ¿No estás de acuerdo? También puede ser. ¿Estás de acuerdo? Házmelo saber (a mí y al resto de lectores) en el apartado de comentarios, prometo contestar y tomarlo en consideración.
