Nos vamos acercando al final de las entregas sobre reuniones y los males que les rodean. Ya hemos analizado los horarios; la agenda; los asistentes… ¿Qué tal si nos ponemos con los medios de la reunión? Cuando hablo de los “medios” de la reunión me estoy refiriendo al lugar donde se realiza la reunión, la sala, la mesa, las sillas, los audiovisuales que apoyan e incluso la documentación de la misma. Vayamos ahora con una serie de ejemplos de esos que nos ponen de mal humor cuando nos suceden en las reuniones que convocan los demás.
¿Nunca os habéis encontrado con una sala en la que físicamente no caben todos los convocados? Esto es un error grave. Como el de obligar a los asistentes a participar sin querer en el juego de la silla. Más convocados que sillas es algo que suele pasar a menudo. O que no todo el mundo cabe alrededor de una mesa en una sesión donde se supone que hay que tomar notas. Eso por no hablar de los fallos del proyector, o la pantalla de televisión o del sistema de videoconferencia cuando entra otra persona en remoto. Buff y del tema de la documentación, que no se envía a los participantes con anticipación; o que no incluye lo que se está analizando en la reunión… En fin, vayamos por partes…
Sobre la sala y los medios físicos.
Yo no sé cómo funciona en otras empresas, pero he de decir que el sistema de reservas con el que funciona la mía me gusta. Tienes queindicar el número de personas que vas a convocar, los medios audiovisuales que necesitas y el horario de la reunión. Y se te asigna una sala que cumple con los requisitos que has señalado. Por lo que en principio… más o menos todo debería estar en correcto funcionamiento.
Eso sí, hay ciertas cosas que quedan de tu mano. ¿Has comprobado el tamaño de la sala? ¿No has convocado a demasiada gente? ¿Caben todos holgadamente? ¿O van a estar como sardinas en lata tres horas? ¿Hay suficiente mesa? ¿O vas a tener que organizarlos en filas? Yo he ido a reuniones que casi contaban con grada, tribuna, palco y anfiteatro…
¿Has solicitado el proyector si va a ser necesario? ¿O la pantalla de plasma? Andar luego pidiendo a la gente que mire a la pantalla de tu portátil es un poco incómodo. No te quiero decir ya cuando sois muchos en la convocatoria…
Supongamos que la reserva es correcta, conoces la sala y oye… está todo ok. ¿Qué te parecería reservar la sala con quince minutos de antelación a la convocatoria de la reunión? En esos quince minutos vas a poder comprobar… que el estado de limpieza de la sala es correcto; que hay sillas suficientes para los asistentes; y que todo está correctamente preparado para iniciar la reunión, incluidos los aspectos audiovisuales.
Sobre los audiovisuales.
Perdón por el empeño, pero esto merece un párrafo separado. ¿Cuántas veces vamos a una reunión donde el proyector no funciona? Si, ya sabemos que ese ordenador nunca había dado un problema, pero… vaya… hoy ha sido el día en que ha querido que todo saliera o saliese mal. No, ya hemos intentado dar al F4… no, es que el proyector no se enciende… espera que mire si son las pilas del mando… Nos suena ¿no?
¿Y si estamos en una videoconferencia? ¿Nunca habéis sufrido la situación del vídeo? Parece mentira lo sencillo que es que funcione el programa de videoconferencia de casa y lo complicado que es que funcione en el trabajo. Te veo pero no te oigo. Ahora te oigo pero no te veo…
¿Y si aprovechas esos quince minutos de margen para contactar con tu contraparte? ¿Para ver si todo está funcionando correctamente? ¿Y si proyectas todas las presentaciones desde un único ordenador que has probado? ¿Qué te parece probarlo en esos quince minutos?
Sobre la documentación.
Muy a menudo, uno de los elementos clave de la reunión es el Documento sobre el que versa la reunión. Vamos a suponer (que es mucho suponer…) que el Orden del día y el motivo de la reunión ya estaban claros. De acuerdo con el objetivo de la reunión y la metodología de la misma… ¿debes hacer llegar el documento por anticipado a los asistentes? ¿O pueden ser espectadores “a primera vista” de una presentación? Esta es la pregunta clave a la hora de saber si debes enviar la documentación por anticipado.
¿Cuántas veces os han pedido que hagáis comentarios y mejoras a un documento a primera vista sin ni siquiera saber de qué trata el documento y delante de todo el mundo? ¿Qué aportéis ideas sobre un documento a co-crear sobre una versión base que nunca habéis visto? Estos son errores típicos en los que es necesario que el documento de soporte viaje de forma avanzada a la reunión.
Claro que en este momento y teniendo en cuenta los tres puntos aquí abiertos… podríamos hablar de presentaciones eficaces; de la diferencia entre documento y presentación… pero eso es harina de otros costal.
Resumiendo que es gerundio.
Existen tres elementos que debes cuidar, cuando nos referimos a los medios, cuando convocas una reunión.
- La infraestructura: la sala, las sillas, la mesa…
- Los audiovisuales: funcionan los equipos, la videoconferencia está en marcha…
- La documentación: enviada con anterioridad a los asistentes si es menester.
Para intentar que los dos primeros no fallen es bueno que quince minutos antes del inicio de la convocatoria tu estés en el lugar de la misma, comprobando que todo está perfectamente y listo para iniciar la reunión. Esos quince minutos pueden resolver problemas pequeños, pero muy incómodos, y más cuando entre los citados a la reunión hay «jefazos». Sobre la documentación… lo dejamos a tu sentido común…
Y como decíamos el otro día… al final conseguirás que tus reuniones tengan un sello de calidad propio, que incidirá en tu marca personal. La fama te precederá en tu empresa.
¿Y tu? ¿Sufres estos problemas en tus convocatorias de reuniones? ¿Te pasa lo que a los pingüinos de Madagascar? ¿Vas a las reuniones sin documentación?
