Con este artículo (además de un resumen que subiré próximamente) llega a su fin la serie sobre esas cosas que tanto nos molestan de las reuniones. Como podéis ver, nos hemos centrado en elementos formales, es decir: los horarios; la agenda; los asistentes; los medios y para acabar nos vamos con el elemento post-reunión por excelencia: el acta. Cierto es que queda pendiente para otro momento toda la parte de dinamización de las reuniones, pero quiero cerrar de momento estos capítulos, analizar y darle vueltas a esa nueva parte y escribir sobre un montón de cosas que me rodean la cabeza.
Normalmente podemos pensar que cuando todo el mundo abandona la reunión esta puede darse ya por acabada. De hecho, normalmente es así, pero no debería serlo. Y digo «debería» porque este es sin duda uno de los puntos flacos de las reuniones (y en mi caso particular el más flojo de todos). Para dar la reunión por acabada faltaría completar el acta y enviársela a los asistentes.
Por este motivo, conociendo mi debilidad, intento dejar cerrado (si es menester) antes de que se de por finalizada la reunión los acuerdos y los “próximos pasos”, asignado quien será su responsable. Y digo si es menester, porque en varias ocasiones, como por ejemplo cuando únicamente queremos presentar un documento para darlo a conocer, no es ni siquiera necesario.
Por este motivo, conociendo mi debilidad, intento dejar cerrado (si es menester) antes de que se de por finalizada la reunión los acuerdos y los “próximos pasos”, asignado quien será su responsable. Y digo si es menester, porque en varias ocasiones, como por ejemplo cuando únicamente queremos presentar un documento para darlo a conocer, no es ni siquiera necesario.
Los acuerdos.
Pero en mi caso, muchas veces monto reuniones cuyo Objetivo es obtener el visado por parte de los asistentes de un documento; o acordar una serie de definiciones o de indicadores… En esos casos necesito que exista de forma explícita un acuerdo por parte de todos los asistentes. Antes de salir de la reunión acordamos cual es la versión final y esa es la que se queda como versión oficial.
Los próximos pasos.
Pero en mi caso, muchas veces monto reuniones cuyo Objetivo es obtener el visado por parte de los asistentes de un documento; o acordar una serie de definiciones o de indicadores… En esos casos necesito que exista de forma explícita un acuerdo por parte de todos los asistentes. Antes de salir de la reunión acordamos cual es la versión final y esa es la que se queda como versión oficial.
Los próximos pasos.
Y en muchas otras reuniones, establecemos un punto de situación y hablamos de cómo debemos seguir avanzando en un proyecto; de cuándo vamos a volver a reunirnos para ver los avances; de qué tenemos que hacer en el futuro… En esos casos, para mí es obligatorio acordar los próximos pasos, o por decirlo de forma sencilla para recordarlo… QUIEN DEBE HACER QUE Y PARA CUANDO.
Si en una reunión del tipo mencionado, la gente sale sin tener eso claro… la próxima reunión puede ser un desastre. O nuestro trabajo en los días siguientes a la reunión será muy extenso, volviendo a comunicar a cada cual su tarea para los próximos días.
Pero como ya he dicho, acordar esto dentro de la reunión y que se haga de forma explícita es una escaramuza para saltarme un paso que si debería ser fundamental. ¿Cómo es eso de haz lo que digo y no lo que hago? La forma en que me organizo es una alternativa, mala – pero alternativa, a las actas.
Las actas de las reuniones.
Y mira que cuando las recibo de otras reuniones reconozco que pueden llegar a ser muy útiles… (bueno, es cierto que tampoco creo que sea el mail más visto del inbox de cada uno de nosotros). Y que las he visto muy bien redactadas; tanto que parece que teníamos a un “secretario” de incógnito entre nosotros. No necesitas que muestre todos los puntos de debate que se abrieron, pero un acta bien hecha debería incluir los asistentes, los temas tratados, las conclusiones, los acuerdos y los próximos pasos. Y si se requiere algo más, pues ese algo más…
El acta de la reunión completa la misma. Nos permite tener memoria de dicha reunión y muchas veces recordar cuando hemos debatido ciertos aspectos. Son un documento que nos va a permitir tener una referencia. Y sin embargo, cuando toca redactarla, somos capaces de renunciar a toda su utilidad con tal de escaquearnos (no soy yo el único, me imagino, ¿no?). Y sirve muchas veces como prueba, cuando has de demostrar que un acuerdo ha sido tomado en un reunión y así ha quedado escrito en el acta que correctamente enviaste a todo el mundo que debía haber estado allí presente.
Y mira que nos lo ponen fácil. Se han creado miles de aplicaciones para hacer el acta de una reunión mientras se va desarrollando la misma, pero es que en nuestro caso, que como suite ofimática tenemos Microsoft Office… ¿Habéis probado a abrir una nota de One Note desde la convocatoria que recibís en el Outlook? En un par de pasos, haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la convocatoria aparece la opción de “Tomar Notas de la Reunión” y una vez que le dices en que libreta quieres que tome las notas… Te pega toda la información que trae del Outlook, con todos los invitados a la reunión donde únicamente haciendo check, puedes tener la lista de asistentes… Incluso te permite grabar, como hace un colega, el audio de las reuniones según tomas notas y luego puede asociar la nota al minuto correspondiente de la grabación… Más fácil no nos lo pueden poner…Resumiendo que es gerundio.
El acta es un elemento clave de las reuniones, cierran la misma y enviada a los asistentes les va a permitir tener un archivo de los contenidos de la misma y las decisiones y acuerdos tomados. Así como de los próximos pasos. Si sois tan perezosos como yo, entonces empezad por asegurar que los acuerdos tomados en la reunión y los próximos pasos quedan bien explicitados al final de la reunión, para que todo el mundo esté de acuerdo. Pero recomiendo que hagáis un acta de todas y cada una de vuestras reuniones… yo ya he empezado… o de que créeis que si no iba a conocer la funcionalidad del OneNote.
¿Y vosotros? ¿Redactáis un acta y la enviáis a los convocados de la reunión? ¿O este es el paso que siempre os saltáis?
