La verdad es que no se si dejé de escribir porque no tenía más ideas o ha sido al revés; que ya no me salen tantas ideas porque he perdido el hábito de escribir. Me parece que es más bien lo segundo y hoy sigo notando que he perdido la costumbre. Pero he de agradecer al post de Jeroen Sangers en «El Canasto», citando a David Sanchez, dos de esos blogueros que merece la pena seguir si quieres leer buenos artículo de productividad, que me haya recordado esta historia acerca del mal uso de la agenda.
Hace unos días, trabajando con un compañero, me mostró su agenda de outlook… Sufre de varios males de los que nos ponen nerviosos si somos aficionados a la productividad personal:
– reunionitis: si, se me escapó esa frase de: «¿pero tu cuando trabajas?»;
– don de la ubicuidad: puede estar en más de un sitio al mismo tiempo;
– uso de la agenda como lista de tareas y a la vez priorizador (que es en la que quiero centrarme hoy) llenándola (o mejor dicho completándola) de fechas subjetivas y planificaciones imposibles.
Este colega llenaba los huecos libres de la agenda con las cosas que mandaba su jefe para hacer. Y ponía en los primeros huecos disponibles las tareas más urgentes y dejaba para más tarde aquellas menos perentorias (todas eran igual de importantes porque todas las cosas eran para su jefe – con lo cual todavía pudimos discutir sobre las diferencias entre cliente y jefe).
Entonces le pregunté como gestionaba las reuniones imprevistas (normalmente con su jefe); o las prolongaciones no deseadas (pero muy frecuentes) de las que sí tenía incluidas en su agenda. Era muy sencillo. Comenzaba a mover cajas del outlook de un lado a otro. Es decir, en la inmensa mayoría de las veces, no cumplía con sus planificaciones y perdía bastante tiempo en volver a acomodar todas las cajitas en huecos libre
Como somos así y vemos la paja en el ojo ajeno pero no la viga en el propio (aunque en este caso puedo asegurar que era un caso de viga en ojo ajeno), aproveché para explicarle la idea del trabajo por contextos. Y de como debía aprovechar sus momentos entre reuniones no para llenarlos de cajas y evitarse de este modo pasar el día jugando al Tetris con su agenda. Si ese momento sin reuniones estás caminando entre edificios con el móvil en la mano podrás aprovecharlo para hacer llamadas. Si estás en tu sitio, con el PC y prevés que será un momento largo, podrás avanzar en esas tareas que exijan mayores niveles de concentración. Sin embargo, si van a ser cinco minutos puede que debas echar un ojo al e-mail.
No se si realmente la explicación le sirvió, no de si lo estará aplicando a día de hoy; pero no voy a negar que lo mejor de todo fue, sin duda, el poder autoconvincente del discurso. No podía ser más claro el caso de aplicar estos conceptos y lo poco efectiva que puede resultar la planificación excesiva y el uso de fechas subjetivas. Y sin duda el mayor beneficiado al aprovechar su ejemplo para explicar la teoría fui yo mismo.
¿Y vosotros? ¿Conocéis la idea de trabajar con contextos que se maneja en el GTD? ¿O sois de los de jugar al Tetris con el outlook?
