Retomo esta serie sobre aplicaciones que me acompañan en mi día a día, para hablar de una herramienta que no por ser la última en ser mencionada es la última en importancia. Más bien al contrario, es una de las más relevantes en mi ecosistema productivo. Y como veréis un poco más adelante, la verdad es que mi devenir productivo debe mucho a Francisco J. Sáez y su aplicación FacileThings.
¿Qué es FacileThings?
Es una herramienta para aplicar el sistema de productividad GTD. En su página web podéis verlo como «Organízate con eficacia. La solución definitiva para GTDistas.» Dicho sistema se basa en 5 pasos principales: Capturar; Aclarar; Organizar; Reflexionar y Ejectuar. Cómo el objetivo del artículo no es entrar tanto en la metodología como en la app y el uso que le doy yo en el día a día, os voy a referir a un par de sitios para aprender más sobre el método GTD.
- Uno, el propio blog de la herramienta. Y es que Francisco no sólo programa, sino que también divulga y nos forma sobre como usar mejor la metodología y la herramienta.
- El segundo, el sitio formaciongtd.com que unos conocidos (amigos podría decir si me pongo atrevido) están lanzando para comenzar a dar formación GTD en óptimas condiciones. Todos los miembros de su equipo son grandes conocedores de GTD.
FacileThings en mi día a día.
FacileThings llegó a mi vida cuando estaba naciendo (la aplicación, no yo, que ya era mayorcito) y creo que fui uno de los beta testers hace unos añitos. Y no, yo no era un usuario estricto de GTD (ni hace unos años ni ahora); pero como en aquel entonces estaba leyendo sobre el tema y estaba bastante agobiado con mil rollos de trabajo, consideré que me podía ayudar. Y vaya que si lo hizo y lo sigue haciendo.
Una de las cosas a las que me ayuda FacileThings es a ANOTARLO TODO. Hace poco leía a Paz Garde en su blog Redes Productivas diciendo que el cerebro es malo para recordar cosas pero muy bueno para relacionar, organizar, pensar… Y tiene toda la razón del mundo. Así que me obligo a apuntarlo todo en la aplicación. Y es muy sencillo porque funciona en versión web (cuando estoy en el trabajo), tiene app para el móvil y la tableta (cuando estoy en la calle) y lo que más uso ahora, tiene la opción de enviarte un correo electrónico (desde las direcciones que tu señales como autorizadas) para que el solito se quede en la Bandeja de entrada. Todo lo que anotas va a la bandeja de entrada, que es el cajón de sastre de todo aquello que tienes pendiente de hacer. Yo diría que ya sólo por ayudarme con esta rutina, me merece la pena usar la aplicación.
Pero es que me ayuda mucho a la hora de PROCESAR esa bandeja de entrada. Y es que en mi Bandeja de entrada caben desde «llamar por teléfono a fulanito» que es una acción para hacer próximamente, a «DNI Alberto» que es un proyecto (definición metodológica) que voy a tener que dividir en tareas menores, como buscar el teléfono, concertar cita, preguntar que tengo que llevar y acudir a la renovación. Esa partición de tareas la hago a la hora de procesar. Cuando vas a procesar algo de la bandeja de entrada la herramienta te recuerda el flujo GTD. ¿Requiere una acción? ¿Puedes hacerlo en dos minutos? ¿La puedes hacer tú? ¿Es algo que harás algún día o tal vez? ¿Tiene una fecha y hora determinada? Así las acciones saltan de la bandeja de entrada a alguna de las siguientes secciones: «agenda», «acciones siguientes», «a la espera» o «algún día / tal vez».
Es a la hora de procesar donde puedes indicar la energía que te conlleva la acción o el contexto (mediante un magnífico sistema de etiquetas) donde puedes realizarlo o calcular el tiempo que te puede llevar.
Ya es cuestión de escoger la próxima tarea que vas a hacer y comenzar a tachar, que es lo que realmente te gusta y te hace sentir productivo (aunque no siempre lo sea). Como cuando vas a la sección de ANÁLISIS y te muestra en un cuadro de mando las acciones pendientes, el ritmo al que entran cosas y el ritmo al que las vas acabando. Y esto muchas veces te reconfortaba.
Eso y mucho más.
La aplicación te permite hacer muchas más cosas, algunas de las cuales yo no llego a utilizar, como el material de referencia y el archivo de seguimiento (cuestiones de la protección de datos de la empresa en la que trabajo); integración con Evernote o los niveles de perspectiva (algo que yo califico, seguro que mal, como GTD para usuarios avanzados :-)).
Yo recomiendo su utilización porque a mí me ha ido muy bien. Fui betatester y uno de los primeros pagadores del servicio. Pero hubo un momento en el que no renové la suscripción. No me preguntéis el motivo, porque no sabría darlo. No fue ni descontento ni falta de opciones. Quizás pensé que podría sobrevivir sin ella. De hecho, durante una temporada me pasé a Wunderlist (que como señala el propio Francisco en un artículo de su blog, es otra cosa). Pero como uno intenta aprender de sus errores volví y aquí me encuentro, defendiendo su uso y sus bondades. Yo desde luego, me encuentro más seguro utilizándola y por eso recomiendo que la probéis (de forma gratuita 30 días) y evaluéis sólo desde vuestro conocimiento la posibilidad de pagar los 64 euros por año, que yo lo hago.
¿Y vosotros? ¿La conocéis? ¿Utilizáis otra diferente? Nos seguimos leyendo.
