En el pasado artículo definíamos que era un entorno VUCA: Volatil, Incierto, Complejo y Ambiguo; y tratábamos de mostrar como nuestro alrededor se adapta perfectamente a esta definición. Sin embargo, los ejemplos que pusimos se quedaban a un nivel más alto, y aprovechábamos para destacar el comportamiento que una empresa tiene que seguir en un entorno de dicho estilo. ¿Pero tu día a día se ve afectado por este caos? ¿Sabemos alcanzar el orden tras dicho caos? ¿Hemos adaptado nuestro quehacer diario a este nuevo mundo en el que vivimos?
En primer lugar, reconozcamos que sí, que (por lo menos para muchos de nosotros) nuestro día a día es muy VUCA. Veámoslo con algunos ejemplos. Que levante la mano quien haya padecido lo siguiente:
- Recepción de un correo durante la noche solicitando que al día siguiente: «mañana a primera hora, haga X», cuando X no estaba entre las prioridades para la siguiente semana o ni siquiera existía.
- Llamada del despacho del jefe para detener ese proyecto que era tan importante porque ya no interesa (y puede que sea cierto).
- Cambiar una reunión porque coincidía con otra (nosotros y el vicio que tenemos de reunirnos) y de repente ver que se cae esa segunda reunión cuando ya has cambiado todos los planes.
- Llamada telefónica para que te salgas de la reunión en la que estabas (incluso eras el organizador) porque es prioritario que estés en otro sitio.
- Haber reservado un hueco por la mañana para hacer la tarea X y encontrarse que a esa hora le llaman del despacho del jefe, le ponen una reunión con proveedores o ya no es necesario ni tener la tarea X hecha.
Creo que muchos podemos levantar la mano muchas veces. Es más, varias de estas cosas nos pasan en una misma semana e incluso varias veces en el mismo día. A veces echamos la culpa a la falta de organización de las personas que nos rodean, pero hay veces que estas alteraciones surgen sin ser culpa de nadie. Lo que está claro es que vivimos en este caos (que viene a ser la palabra que resume VUCA en el idioma del pueblo) y es necesario que nos preparemos para poder sobrevivir a él. ¿Pero como?
Trabajando fluidamente.
Si vivimos en tiempos líquidos, hagamos que nuestro trabajo fluya. Eso implica que tenemos que aprender a ser flexibles ante ciertos condicionantes externos; pero sabiendo donde debe desembocar nuestro trabajo, por lo que deberemos saber como llevarlo a buen puerto. Por lo tanto:
Controla el flujo de entrada de nuevo trabajo. Cierra el correo electrónico a ciertas horas del día (y las notificaciones de otras fuentes de entrada de peticiones). En este mundo VUCA vas a recibir peticiones a todas horas (más si trabajas con otros continentes) y por todos los medios que se te ocurran (e-mail; whatsapp; llamadas…). No puedes gestionar cuando los demás escriben estas cosas, pero si cuando las lees; y por lo tanto cuando las procesas. Y las urgencias siempre por teléfono, gracias. Explica esta forma de trabajar a tus compañeros y a tu jefe y podrás reducir parte de este caos.
Aprende a decir «NO». Pon ciertos límites. Todo el mundo te va a pedir que hagas de todo. Pero no existe nada más improductivo que hacer muy bien algo que no tenía que ser hecho. Es una forma insuperable de perder el tiempo. Así que pon sentido a tu trabajo. Habrá cosas a las que tengas que decir que «no». Por ejemplo entre esas cosas, habrá que decir NO a muchas reuniones en las que no lo vamos a negar, no pintabas nada.
Prioriza con criterio. Cuando digas «sí», tienes que saber priorizar. Cuando trabajas por cuenta ajena, tienes un jefe y un departamento con varios compañeros y otras muchas áreas que van a solicitar tu ayuda y además cada uno de ellos piensan que lo suyo es lo más relevante. Uno de los criterios a la hora de priorizar es el rango de la orden (aunque a veces también hay que saber decir que No a un jefe) pero no es el único. Escoge la siguiente tarea en función de criterios objetivos (como te enseña GTD).
No planifiques, sé flexible. Si eres de los que llenan su agenda de trabajo de momentos para cada cosa, ya te habrás dado cuenta de que estás todo el día moviendo las cajitas de un sitio a otro jugando al tetris. Esa es una clara manifestación de tu entorno VUCA. La planificación detallada no sirve. Lo cual no significa que lo tengas que dejar todo al libre albedrío. Entre el negro y el blanco hay un montón de grises. Apóyate en los criterios objetivos del punto anterior para conseguir esta flexibilidad.
Estos consejos te pueden ayudar a manejar este nuevo día caótico en el que vivimos. ¿Y tu? ¿Como te has adaptado a estos nuevos tiempos? ¿Como vives la volatilidad de tu entorno? ¿Como gestionas los cambios de tu día a día? Nos leemos.
Ps: La foto es de Sebastien Wiertz y la tome de Flickr «From Chaos to Order»
