Hubo un suceso, hace ya muchos años, que puedo decir que me ha impactado de tal forma que es, normalmente, una de las cosas que cada vez que cambio de jefe intento dejar claro. Hace ya tanto tiempo que su protagonista quizás ni se acuerde de ella. Le mandaré el post para ver si aún mantiene el episodio en su memoria y hace unas risas. Para mí fue la forma de comenzar a establecer cambios en la forma de comunicarse dentro del equipo. La verdad es que yo no la recuerdo como una reprimenda, sino como el punto de partida de un mejor funcionamiento interno, pero creo que me estaban echando la bronca. Ah, para quien se lo esté preguntando, no, no creo que TFL aparezca en ninguna lista de acrónimos; creo que fue una invención personal de quien era mi jefe entonces, pero me ha dado mucho juego.

Pongámonos en situación. 2010 o 2011. Día laboral. 9,30 de la mañana. El jefe se va a un Comité de Dirección y dos personas del equipo aprovechamos para irnos a tomar un café. El iPhone está recién inventado, de hecho yo tenía entonces un HTC Magic personal (el segundo modelo de Android que entró en España), pero no existe el whatsapp y el móvil de empresa era de la por entonces lider mundial, Blackberry y no todos teníamos una. Estamos volviendo del café cuando compruebo que ha llegado un correo con una pregunta. «¿Número de usuarios digitales en Brasil?». El mail tiene 15 minutos. Al llegar a mi sitio de trabajo compruebo el dato y envío la respuesta. No tardo dos segundos en recibir un nuevo correo con un críptico mensaje. «TFL». Eso era todo. ¿Que significaba aquello? ¿Era bueno, era malo? ¿Alguien sabe que significa esto? Acierto a preguntar entre mis compañeros. A lo cual sólo recibo caras de negación. Tocará esperar al final de la reunión, cosa que hago con cierto nerviosismo. Hasta que por fín el jefe llega a su despacho.

Too Fucking Late. Eso significa. TFL. ¡¡¡¡Demasiado tarde, Joder!!!!

¿Cómo? ¿Me estaban echando la bronca? ¿Acaso era mi culpa no haber estado mirando el correo todo el rato? Cuando el jefe salió del comité tuvimos una reunión, todo el equipo. Recuerdo aquella conversación como si fuera ayer y cómo llegamos al acuerdo de no salir al café y estar pendientes del correo cuando el jefe se fuera a los Comités de Dirección. Y desde entonces así lo hicimos. Pero también acordamos otra serie de medidas que yo sigo aplicando hoy en día y que recientemente han acabado en una explicación para todo el equipo en mi nueva empresa. Resumiéndolo en dos líneas:

1. ¿Es urgente? Entonces usa el teléfono.
2. ¿Y si no es urgente? Tienes un montón de alternativas: el mail, el chat el whatsapp…

Seguro que ya le habéis encontrado un montón de pegas, así que dejadme que os explique un poco más cada una de las alternativas, no seais ansiosos.

Comunicación urgente.

Cuando debemos comunicar algo urgente (y el grado de urgencia lo pone el emisor del mensaje) debemos estar seguros de que el receptor recibe el mensaje, lo procesa y lo entiende. Es decir, no basta con que lo tenga en su bandeja de correo, necesito saber que lo ha leído y que estamos entendiendo lo mismo. Y esto se consigue o teniendo una conversación cara a cara o por teléfono o por videoconferencia. Esto es, usando comunicación síncrona, los dos al mismo tiempo, pudiendo el receptor hacer las preguntas necesarias para clarificar el contenido del mismo. Además, esto va a permitirnos también definir de forma conjunta la urgencia del mensaje

Esta forma de trabajo evita que mensajes urgentes queden en la bandeja de correo, o en el fondo del whatsapp, sin contestar y a veces engullidos por el mar de trabajos y problemas de cada día.

Si el mensaje no es urgente… busca la alternativa correcta.

Cuando no es necesaria tal urgencia tenemos un montón de opciones a nuestro alrededor. Sin duda el e-mail es la más utilizada, pero los chats del teams, los mensajes del whatsapp o del telegram y quizás alguna otra forma de comunicación están presentes. Una cosa es relevante, son formas de comunicación asíncrona. Cuando utilizas uno de estos medios, debes saber que la otra persona no está obligada a estar constantemente mirando las bandejas de entrada. Es más, quizás te encuentres con personas que tienen apagadas todas las notificaciones.

Un ejemplo rápido, real y familiar. Cuando voy conduciendo de vuelta a casa no me envíes la lista de la compra al whatsapp. Corres el riesgo, bastante probable porque no miro mensajes mientras conduzco, de que llegue a casa sin haber parado en el super. Primero me llamas: «es urgente que pares en el super» y luego me mandas la lista de la compra al whatsapp, que con el carrito de la compra si puedo ir mirando el móvil. Reduce un montón las tensiones familiares llegar a un acuerdo así.

Ojo, debes elegir a alternativa correcta para cada caso y aprender a utilizar bien los diversos sistemas de comunicación. Un chat no es un correo electrónico (por favor, odio esos mensajes kilométricos en una ventana de whatsapp); un correo electrónico no es un chat (con un poco de suerte ya no recibís ese mail con 100 personas en copia y un «¿quieres un café?» como mensaje, que provoca una lista de doscientos correos que dura tres horas y que no hace más que molestar) y un mensaje de audio en un whatsapp no sabes si va a poder ser escuchado por la otra persona.

En este blog hay varios artículos que hablan de todos estos temas, ya sean malas o buenas prácticas escribiendo un correo electrónico (desde el orden de escritura, empezando por el texto y acabando por los receptores), o de como responderlo (¿sabes que tu trabajo no es responder e-mails?), hasta cómo vivir sin notificaciones y organizarte para responder a todos tus mensajes. Échales un vistazo si quieres aprender a gestionar esta inagotable fuente de estrés y de problemas.

¿Y vosotros? ¿Habéis sufrido desajustes así en la comunicación con vuestros equipos (y familias)? ¿Tenéis algún acuerdo para comunicaros entre vosotros? Nos leemos.