El otro día, hace unas pocas semanas, en nuestra empresa hubo un problema de comunicación entre compañeros al utilizar Whatsapp como medio para hacer una solicitud profesional. Un grupo de gente no se enteró de la misma ya que normalmente el whatsapp se utiliza para cosas menos profesionales. Y no sé si la costumbre hace la norma pero, ni a quien puso el mensaje se le puede achacar que no lo comunicó, ni quien no lo leyó puede ser acusado de no estar atento.

Así que decidimos hacer una revisión, actualización y difusión de nuestra “política” de uso de herramientas de comunicación. Lo de política va entre comillas porque no es una norma de obligado cumplimiento, sino unas sencillas recomendaciones. Lo que intentamos es que la comunicación entre los miembros del equipo sea más sencilla y no haya estos problemas con el “no me he enterado”, “no nos han dicho”, etc.

Que no digo yo que sea perfecta ni mucho menos, pero a nosotros nos ordena. Es sólo por esto que me voy a permitir el lujo de subirla y compartirla. Creo que nos permite tener una comunicación más efectiva. Por resumirlo de alguna manera, digamos que hemos ido poniendo los medios de comunicación que podemos utilizar según las circunstancias.

Comunicación equipoLlamadas de Teléfono – Casos urgentes.

¿Tienes que tratar algo de forma urgente con alguien? ¿Necesitas saber que ha recibido el mensaje, que sabe lo que tiene que hacer, que conoce el plazo? En ese caso, lo mejor es llamar por teléfono, explicarse de forma síncrona y permitiendo que nuestro interlocutor haga las preguntas que considere necesarias. Si consideramos que es necesario, podemos enviar adicionalmente un e-mail sólo a aquellas personas involucradas que resuma el contenido de la conversación telefónica y que adjunte los archivos necesarios. De hecho, el seguimiento debería hacerse también por teléfono y correo hasta que el tema esté resuelto.

Por cierto… para comunicarse con los clientes, proveedores, etc… deberemos utilizar el medio que a ellos les guste más. Y si este es el teléfono porque prefieren una voz humana, entonces no hay más que decir.

Envío de e-mails – Temas grandes no urgentes

El e-mail se ha convertido posiblemente en una de las formas más relevantes de comunicación inter e intraempresarial. Lo cual no quiere decir que lo estemos haciendo bien. Un medio con muchísimas posibilidades que muchas veces no utilizamos o lo hacemos de forma incorrecta. Por ejemplo, podemos formatear los párrafos y usar negritas, cursivas… Lo digo porque seguro que todos tenéis un compañero que es capaz de poner tres hojas seguidas de texto sin un punto aparte y sin resaltar ninguna parte del texto.

Dicho esto, además hemos pedido atodo el equipo que intenten seguir unas pequeñas recomendaciones al utilizar el correo elecrónico:

  • En el campo “Para” sólo deben incluirse a aquellas personas que deben hacer algo relativo al contenido del e-mail.
  • Las personas que tienen que estar informadas con lo que sucede, pero sólo eso, no tienen que hacer nada más, deberían ir en el campo “CC” (Con Copia o Con Conocimiento).
  • No soy muy partidario de usar el Cco (”Con copia oculta”), pero a veces es bueno que alguien pueda ver que tú estás enviando un e-mail sin que él esté incluido en la lista pública de destinatarios.
  • De forma interna, preferimos adjuntar el enlace al archivo en el sharepoint que adjuntar copias del archivo. Es bueno que sólo haya una versión del documento de trabajo y eso de tener 5 copias de un mismo archivo para que cada uno añada los cambios a la suya y luego haya que juntarlas todas…

Para acabar, lanzamos una recomendación productiva a los usuarios del e-mail, es decir, a toda la plantilla. No es necesario, ni recomendable, es más, debería estar prohibido, estar mirando el mail cada 5 minutos. De hecho… la recomendación visible en la infografía (hacerlo cada hora) ni siquiera es recomendable. Muy posiblemente, con que revises tu correo un par de veces al día podrás estar actualizado y gestionar tu correo de forma muy efectiva.

Llamadas y videoconferencias por Teams – Conversaciones no urgentes

Teams se ha convertido en el centro de nuestro día laboral. Conversaciones entre dos personas, entre grupos, compartir archivos, videollamadas grupales… y ahora montones de herramientas que nos ayudan como los subtítulos en nuestra torre de babel, o la transcripción de conversaciones por inteligencia artificial…Normalmente todo se trata por aquí. Salvo las urgencias. Las urgencias van por teléfono. Así que si vemos una llamada perdida en el móvil ya sabemos que es algo urgente.

Permiten también la conversación síncrona, luego será más sencillo saber que el receptor ha captado toda la intención del mensaje. La única diferencia que nosotros le aplicamos es el sentido de urgencia.

Chats en Teams – Temas del día a día laboral

Y llegamos al chat del Teams, una herramienta asíncrona y por escrito. Esto implica que puede que no te respondan nada más escribas tú. ¿Sabes que tus prioridades y la de tus compañeros no tienen por qué ser las mismas? Pues ese es un motivo por el cual tus compañeros pueden tardar en responder a un chat de Teams. Si es urgente… ¡coge el teléfono y llama!

A mi los chats de Teams me encantan. Puede hasta crearse un grupo para el café y así evitar esos mensajes de correo kilométricos con 10 personas en copia que se extienden desde las 9:30 de la mañana y que empiezan por un simple texto de 4 letras y dos signos de interrogación: “¿Café?”. Seguro que muchos de vosotros recibís un correo a las 12:30 de Manolito que se ha enterado tarde y después de mediodía contesta a 10 personas: “He llegado tarde, pero mañana me apunto”. Bueno, pues este es el medio que hay que usar… no el e-mail, por favor.

Por el contrario, si vas a escribir grandes textos… usa el e-mail, mecagoentup… por lo que más quieras. Esto no deja de ser un chat. El texto kilométrico es en Teams a los podcasts que graban algunos como audio del whatsapp.

Consultas, preguntas, comentarios, todo va en chats de Teams, divididos por grupos de temas o por participantes o por la temática de una reunión. La única pega que le encuentro y admito que puede ser grande… es luego tener que encontrar algo en el historial. Por eso los temas grandes deben ir en el mail, para intentar reducir este inconveniente

Whatsapp – Otras cosillas, amistad, placer, tiempo libre, cenas…

Resulta que el Teams ya está en nuestros móviles y podemos utilizar Teams para todos los temas laborales por lo que… ¿para que abrir otro canal “oficial”? En el whatsapp existe un grupo «STEPPERS» donde se comentan cosillas como el fútbol, quien está en la oficina o quien va a bajar a comer a una hora, vamos todos los chascarrillos. Fotos de cenas o discusiones acerca de lo acertado que es la piña en una pizza (si, el headquarters está en Italia :-)) van en este canal.

Y nada de Telegram o aplicaciones adicionales que sirven para lo mismo. A no ser que se haya convertido en una costumbre dentro de todo el equipo, por algún motivo específico, no se consideran aplicaciones diferentes… por ahora. Que como hemos dicho, todo esto no es inamovible.

Concluyendo que es gerundio

Resumiendo… esta es la convención a la que hemos llegado en una empresa de 25 empleados situados en 4 países diferentes y que nos comunicamos hasta en 4 idiomas distintos. El sistema tiene su flexibilidad y de vez en cuando debemos recordar estas normas, pero nos funciona bastante bien. Y vosotros… ¿tenéis implantadas o definidas y comunicadas unas reglas de comunicación entre los miembros del equipo? ¿Cuánto se diferencian de estas? Aceptamos todo tipo de sugerencias.

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