El pasado dos de octubre volví a Santander, al Solaruco, un lugar donde comenzó mi vida adulta… podríamos decir. Allí cursé el Máster en Banca y Mercados Financieros hace 24 años que tantas puertas me abrió en aquel momento. Aunque ya he vuelto muchas veces como profesor, esta vez era especial. Las veces anteriores siempre lo hice como profesional del Santander, pero esta vez fui como formador independiente. Y les llevaba dos temas para cuatro horas que creo que profesionalmente les pueden venir muy bien: «Presentaciones eficaces» y «Visualización de datos».
El primero de los temas va a ser aplicable para ellos, como para cualquier otro profesional, desde el primer minuto. Su experiencia es corta haciendo presentaciones. Es una ventaja, porque no han cogido esos vicios que otros más expertos ya pueden tener. Vamos, como quien cogía el coche del padre en el pueblo antes de pasar por la autoescuela). Sin embargo ya han tenido que «aguantar» o «padecer» varias presentaciones como espectadores. Y vistos sus comentarios, alguno ya había sufrido más de una «muerte por powerpoint».
No era una sesión para aprender a usar herramientas (ni el típico powerpoint, ni prezi, ni canva). Estaba más centrada en la presentación en sí misma que en el soporte que suele venir con nosotros en forma de diapositivas. Preguntas básicas que cualquier presentador debería hacerse, pero que no muchos se las hacen (y por eso vemos por ahí lo que vemos). Les expliqué los que a mi entender son los tres elementos clave para una presentación eficaz: la audiencia, el mensaje y el ponente.
La audiencia.
¿Quién va a estar escuchándonos? ¿Qué nivel tiene? ¿Que vivencias tienen? ¿Por qué están escuchándonos? No es lo mismo hacer una presentación de un tema técnico a compañeros expertos en la materia, que a personas interesadas pero sin conocimientos previos. Muy diferente es presentar en un evento al que la gente acude de forma voluntaria, que ir a un lugar donde la audiencia ni siquiera sabe porque está allí. Los ejemplos no son los mismos si te enfrentas a los alumnos de fin de bachillerato, que si lo haces frente a un grupo de personas que están entre los 40 y 50.
Por cierto… ¿cuantos van a ser? y… ¿donde van a estar? No es lo mismo hablar en un teatro de 400 personas, que en un encuentro de 20 emprendedores. Tampoco es lo mismo hacerlo en un teatro o en un gran auditorio, que una sala de reuniones o un aula. Y ni siquiera es lo mismo un aula con forma de U y una audiencia pequeña, que esa misma audiencia en varias filas. Va a condicionar la forma en la que das el mensaje y por supuesto tu soporte. Aquí hasta les comenté que un crack de las presentaciones como @Yoriento pedía opiniones para apoyarse en una presentación con una pantalla de resolución ultrapanorámica 7280×832
¿Y cuanto tiempo tienes? Ojo, que no te he preguntado por el número de diapositivas. ¿Cuanto tiempo tienes para comunicar tu mensaje? ¿30 minutos? ¿2 horas? ¿Tienes tiempo suficiente para explicar todo lo que quieres? Que luego te lías y te comes el tiempo de los siguientes ponentes o te tienen que llamar la atención los organizadores. Sí, ya sé que esto es algo que sucede frecuentemente. Todas estás preguntas condicionan clarisimamente el segundo elemento relevante de una presentación: el mensaje.
El mensaje.
¿Cual es tu objetivo de la charla? ¿Qué ideas quieres que se lleven en la cabeza? Porque… no pensarás que van a salir de allí sabiendo lo mismo que tu ¿no? ¿Qué es aquello que te gustaría que recordaran? ¿O quieres que reflexionen sobre algo? Conforme leemos estás preguntas es verdad que somos capaces de recordar charlas de las que salimos sin saber muy bien ni qué nos habían contado, ni que conclusiones teníamos que sacar, ni cuando habíamos decidido desconectar de todo ello.
Por eso, a mis alumnos les animaba a escribir en unos post-its las ideas que quieren dejar fijas en su audiencia y todos los mensajes y ejemplos que quieren transmitir. Esos post-its los vas a poder ir moviendo por la mesa de tal forma que el mensaje vaya quedando más claro. Nos ayuda a montar lo que ahora llamamos el «storytelling«. Meter una idea nueva es tan sencillo como añadir un post-it adicional (nunca un mal pegamento fue algo tan bueno, para esto y para las metodologías agile). Tienes que ver que el mensaje fluye, las ideas se entienden, los ejemplos ayudan…
Y sólo entonces, cuando tengo más o menos clara la historia que quiero contar, me pregunto… ¿es necesario llevar un soporte en forma de diapositivas/slides que me ayude a contar esta historia? Y si la respuesta es afirmativa me siento con mi programa de presentaciones. Es cierto que aquí si que estuvimos hablando de textos, imágenes, fuentes de letra y tamaño, colores etc… Pero eso es para otro u otros artículos. Porque me quedaba por explicarles el tercer elemento clave de una buena presentación: el ponente.
El ponente.
Hubo una idea que quise trasladarles claramente para cuando ellos sean ponentes. El orador no es lo más importante de una sesión. Lo más importante es la audiencia y que se puedan llevar claramente las ideas principales de la presentación. Posiblemente el presentador sea lo segundo más importante. De hecho deberás conseguir que la presentación que lleves de soporte no sea lo que acapare la atención del público. Y para conseguir ser mejor ponente hay dos vías.
La teórica sería la de ver a los mejores en acción, ya sea en directo si tienes oportunidad o a través de vídeos en YouTube. Aquí hay muchos recursos como pueden ser las charlas TED, interesantes por sus temas, formatos y calidad de los oradores. Los vídeos de grande oradores como Steve Jobs (no sé cuantas veces he visto la presentación del primer iPhone). Pero también cosas tan simples como los buenos monologuistas que controlan muy bien los tonos de voz o los silencios a guardar.
La práctica tiene dos vertientes. Una la de no perder la oprtunidad de ser ponente, ya sea de un trabajo del Máster o de cualquier tema que ellos controlen (todos recordaban la defensa de su trabajo de fin de grado y coincidían que tras la sesión modificarían la misma). Cambiar esa idea de que salir a la pizarra es un castigo y pase a ser algo divertido. Y la segunda es la de ensayar, ensayar y volver a ensayar. Vuelvo al mismo ejemplo de Jobs y sus ensayos en aquella presentación mundial del dispositivo que cambió el mundo. Y repetir, repetir y volver repetir la experiencia.
Acabando que es gerundio.
Hacer una buena presentación es complicado, hacer una presentación memorable es complicadísimo. Pero creo que este fue un primer paso, sencillo, lejos de los efectos de powerpoint y sus animaciones e increíblemente util desde el día siguiente. Espero que pronto lo puedan apreciar tanto los profesores del Máster como las empresas donde acaben trabajando estos chicos. Cada vez creo que un curso cómo este es muy util cuando estamos al inicio de nuestra carrera profesional, por lo que quiero agradecer a Belén Díaz y a SANFI la oportunidad y el atrevimiento de haber incluido esta sesión en la formación de sus alumnos.
