La semana pasada os conté 3 elementos clave a tener en cuenta para hacer una presentación eficaz. Estos eran: Audiencia, Mensaje y Ponente. Hoy os traigo son 7 elemento clave una vez que has decidido que te vas a apoyar en unas diapositivas. Cómo hacer una presentación de impacto en Powerpoint, Canva, Keynote o el programa de presentaciones que quieras. Porque como ya dijimos, el problema no es la herramienta, sino el uso que le damos a la misma. Los consejos que aquí van verás que sirven para todas ellas.
En mi sesión formativa en Santander comencé haciendo la antipresentación, cometiendo el mayor número de errores posible. Era tan obvio que se escuchaban las risas a mis espaldas. Sí, también les dí la espalda mientras leía una tras otra todas las diapositivas. Y es cierto que somos capaces de detectar muy bien los errores en las presentaciones de los demás, aunque luego en las nuestras tengamos más problemas para verlos. Vamos allá.
Una idea por diapositiva.
Esta puede ser la idea clave y quizás por eso sea la más complicada de cumplir. Así que vayamos de más a menos. Lo primero de todo es tener bien claro que una presentación no es un documento. Un documento vuela solo, es decir, se puede enviar por correo electrónico. Quien lo recibe y lo lee puede entender perfectamente el contenido del mismo sin nadie contándoselo al lado. En una presentación esto no es así. Hay un presentador que te va a contar algo más (o mucho más).
Por lo tanto, el primer error que debemos evitar es copiar todo un documento en una presentación. No pongas todo el texto de lo que vas a contar en una diapositiva, esto hará que la gente lea en vez de escucharte a tí. Lo decíamos la semana pasada, tú no eres más importante que la audiencia, pero si más importante que el soporte de la presentación.
Es cierto que muchas veces caemos en la tentación de querer poner todo lo que sabemos o todo lo que hemos hecho en la presentación, pero esto es contraproducente. La gente se asusta al ver tanto texto o se pone a leer todo lo que está escrito y desconecta de la explicación. ¿A qué si recuerdas alguna de las presentaciones en la que has estado de oyente te ha pasado eso? Muchas veces sería óptimo tener un documento y una presentación sobre el documento. Sin duda el trabajo se multiplica, pero la efectividad de la comunicción también.
Sin llegar al extremo de una idea por diapositiva, y sobre todo si estás empezando a poner en práctica estos consejos, reducir el número de ideas por diapositiva es una práctica más que aconsejable.
No pienses en el número de diapositivas.
Claro… si pones una idea por diapositiva… el número de diapositivas se va a disparar posiblemente. Pero es que esto es algo que no debería preocuparte, ni a tí, ni a tu audiencia ni al organizador. Aquí hay una pregunta que es clave. ¿Cuanto tiempo dispones para presentar? Conocerlo te dará una indicación de cuantas ideas puedes mostrar. El que lo hagas en una o en cien diapositivas es una mera cuestión de formato. Venga, pongámonos otra vez como espectadores… ¿A que hemos visto a muchos presentadores cumplir con el objetivo de meterlo todo en 5 diapositivas? Para lograrlo basta con ponerlo todo a tamaño 10 de letra y que nadie lo pueda ver. O tener una diapositiva principal y usar 10 como anexos y tenerlas linkadas. Y por supuesto estar 45 minutos hablando en vez de los 25 que le habían asignado.
Acuerda con el organizador cuanto tiempo tienes, y ensaya tantas veces como sea necesario para que tu presentación se ajuste a ese tiempo. Cumplir con el tiempo asignado es una muestra de educación con la audiencia y con el resto de ponentes. Por cierto… a la audiencia no le interesa saber cuantas diapositivas faltan para acabar. Evita marcar el número de página y nunca muestres el número total de diapositivas de la presentación.
Cuida el tamaño de la letra.
¿Cuantas veces has estado en una presentación donde eras incapaz de leer lo que ponía la presentación porque el tamaño de letra era muy pequeño? Pues lo que no quieras para tí no se lo desees a nadie y menos aún seas tu quien lo provoque. Usa un tamaño de letra que sea legible para toda la audiencia. Esto implica que es buena idea que conozcas de antemano el lugar donde vas a presentar: no es lo mismo una sala de reuniones que un teatro o un auditorio.
Aquí hay para todos los gustos. Hay quien dice que un mínimo de 30 puntos, otros dicen que 20. Y yo diría que depende. Lo que hay que asegurarse es que sea legible para todos. En Santander yo respeté los 30 puntos aun sabíendo de la existencia de proyectores en varios puntos de la sala. Es una caso extremo, porque hasta el tamaño 10 era visible, pero… hay que predicar con el ejemplo.
Por cierto… como véis, todo está relacionado. SI vas a copiar todo el documento en tu presentación, a tamaño 30… el número de diapositivas se puede ir a las 300!!!recibe Pero si sólo muestras las ideas claves…
Usa fuentes legibles.
Ya que hemos evitado que la gente esté desojándose para ver el tamaño de la letra, ahora no les fastidies la lectura con un tipo de letra complicada. ¿Que qué es una fuente complicada? Aquella que tiene ribetes y florituras. Lo que los técnicos llaman «fuentes serif» o «con serifa». Tienen volutas o adornos decorativos en cada letra y eran muy típicas en doumentos impresos donde daban una sensación de continuidad en el texto. El ejemplo en el ordenador es la fuente Times New Roman y su uso en varios periódicos en todo el mundo. Del mismo modo debemos evitar el uso de letras góticas o hechas a mano.
Para eevitar esos problemas usamos fuentes «sans serif», es decir, las que no tienen serifa o adornos. El ejemplo por defecto en el ordenador es la Arial o la Calibri. Son más sencillas de leer en pantalla y en una presentación. Digamos que la idea que debe prevalecer es la de poner la lectura fácil y agil a la audiencia. Queremos conseguir que vuelvan rápidamente su atención sobre el ponente.
Pero… no todo va a ser así de sencillo. Si dejamos la fuente por defecto, nos van a ver como aburridos. SI volvemos a usar la Comic Sans vamos a parecer viejunos y casposos. Entonces… ¿qué usamos? Bueno, pues se pueden buscar tipos de letra en el catálogo de la aplicación o incluso descargarse alguno, siempre que tengamos en cuenta lo siguiente. Una fuente que no esté en el catálogo del ordenador desde donde se realiza la presentación será sustituida por una letra de su familia (normalmente Arial o Times New Roman). Lo cual exige un poco más de cuidado con está decisión.
Cuida los colores.
Prevaleciendo la misma idea de la lectura fácil… ten cuidado con los colores que utilizas. No me voy a meter aquí con la selección de la paleta de colores que puede dar para manuales enteros. Pero si te voy a dar tres consejos que para mi resultan muy importantes:
- Por un lado debemos evitar los colores chillones, los que hacen daño a los ojos. Esos verdes fosforitos, esos rojos predominantes en toda la pantalla… Esos amarillos que nos permiten subrayar… No son recomendables. Existe una amplísima gama de colores (16,7 millones en una pantalla estándar en 2024) para andar escogiendo esos que hacen daño a la vista, distraen la atención del personal y/o dificultan la lectura.
- Por otro lado debes tener cuidado con el contraste y las tonalidades. Si bien las pantallas muestran muy bien esa cantidad de colores, los proyectores (y más si tienen algunos años) tienen bastante más complicado refejar bien todos los contrastes. En segun qué condiciones de luz y dependiendo del proyector, lo que tu ves bien contrastado en una pantalla puede ser una enorme mancha de un sólo color en tu proyección.
- Conserva la coherencia de los colores durante toda la presentación. A veces los colores nos permiten definir variables y si los mantenemos durante todas las diapositivas hacemos más sencillo el entendimiento del mensaje para la audiencia.
Añade imágenes a la presentación.
Dice el refrán que «una imagen vale más que mil palabras» y no voy yo a contradecir la sabiduría personal. Es un arte saber añadir imágenes a una presentación de forma que añadan valor, que apoyen al mensaje y nos ayuden a transmitir los conceptos. Pero es cierto que aunque es trabajoso, pueden hacer que el contenido de tu presentación sea mucho más recordado. No es una cuestión de poner fotos por poner, deben acompañar a la historia y deben cumplir dos características:
- Ser fotos de calidad alta. No me vayas a poner una foto de tamaño mínimo y estirarla desde la esquina pixelando todo su contenido (menos aún me la estires desde uno de los lateras y no sólo la pixeles sino que la deformes). Para ello te puedes valer de algunos de los miles de bancos de imágenes que existen.
- Debes cumplir con los derechos de autor. Es decir, si hay que pagarlas las pagas y si las usas con licencia «Cretive Commons» debes cumplr con las obligaciones que conlleva (que normalmente implican la mención a la fuente). Sobre las imágenes generadas por IA las mensiones están cambiando continuamente, siendo 100% recomendable mencionar que es una imagen creada a través de una Inteligencia Artificial y si ponemos por cual, ya es para sobresaliente.
No abuses de animaciones ni transiciones.
Hace ya unos años se puso de moda una aplicación para hacer presentaciones llamada Prezi que «saltaba» de una diapositiva a otra o que hacía algunos zooms dentro de las páginas que resultaban curiosos… los dos primeros que veías. Porque si ahora te imaginas una presentación de 40 slides, llenas de texto, con un tamaño de letra 14 y con los coleres estridentes… pues eso, para poner una advertencia de posibles ataques epilépticos como los dibujos de Pikachu. Hace todavía más años se inventaron los gifs animados, con muy pocos colores y una animación en bucle que acababa por ser una pesadilla. Pues eso es lo que tenemos que tratar de evitar.
Las animaciones deben ayudar a clarificar el mensaje, no a despistar al personal. Olvidémonos de que las letras o las palabras caigan una a una en la diapositiva. Una slide sencilla puede salir de golpe en la pantalla sin tener que animar todo su contenido interior por partes, pero si creemos que es válido para alguna diapositiva, hagámoslo. Y no, no es buena idea tener un elemento moviéndose todo el rato que está proyectándose una diapositiva.
Y lo mismo con las transiciones entre diapositivas… no utilices todo el catálogo de transiciones de tu herramienta para pasar de una diapositiva a otra. La gente acabará por estar más pendiente de ver el próximo efecto que del contenido de las mismas.
Acabando que es gerundio.
Al final y como en casi todo en esta vida, tiene que haber un equilibrio en todas estás ideas. Quizás la idea de una idea por diapositiva sea difícil de aplicar a veces, pero entre una idea y copiar un texto entero, hay muchos puntos intermedios. A veces nos obligarán a un número X de diapositivas en vez de a darnos un tiempo y será cuestión de ir educando a los interlocutores. O el uso de un tipo de letra o de unos colores vendrá condicionado por temas de imagen de marca. Habrá presentaciones muy buenas que usen varias animaciones diferentes o que sólo lleven texto.
No por no aplicar todos estos consejos una presentación pasará a ser mala o aburrida. Pero seguir estos consejos hoy en día te ayuda a llevar tus presentaciones a otro nivel, muy por encima de la media.
¿Y tú… sigues estos consejos en tus presentaciones o algún otro que quieras compartir? ¿O estás muy perdido y necesitas una ayuda? En ese caso ponte en contacto con nostros y te echaremos una mano. Nos leemos.
