En el artículo anterior vimos que si queremos ser efectivos, tenemos que tener metas, saber a donde vamos. Pero muchas veces el origen del problema es que tenemos tantas cosas por hacer que nos agobiamos y no sabemos cual es la siguiente cosa que tenemos que escoger. Hoy vamos a aprender primero a resignarnos, segundo a ponernos en marcha de algún modo, a solucionar el marrón que tenemos encima y a cómo intentar evitar que esto no nos vuelva a pasar. Como en toda esta serie de artículos, vamos a ser breves, pero muy constructivos y ya ampliaremos cada uno de estos temas en futuros textos, que esto da para mucho.
Resignación: No vas a poder con todo.
Te lo voy a decir desde ya, y esto te evitará dolores de cabeza posteriores. No vas a poder con todas. Vaciar tu lista de tareas pendientes es imposible. Siempre habrá algo más por hacer, algo que cambiar, algo que modificar… Y siempre seguirán llegando nuevas tareas a tu buzón de entrada así que… empieza a pensar que eres un malabarista haciendo girar platillos sobre palillos, pero que tienes tantos que sabes que alguno se va a caer. Lo importante en una situación así es que decidas cual dejas caer sabiendo que es el que menos ruido va a hacer. Es decir, decide que tareas vas a dejar sin hacer.
Priorizar: Escoger los platillos que no deben caerse.
Como ya hemos dicho, estamos en una situación en la que hay que minimizar daños. Debemos conseguir que las tareas más relevantes se hagan correctamente, por lo que debemos priorizar entre toda nuestra lista de tareas. Si buscamos en Google… Si preguntamos a Copilot (como está cambiando el cuento), nos dice que «Priorizar es el proceso de organizar y decidir el orden en el que se deben realizar las tareas o acciones en función de su importancia y urgencia. Esto implica evaluar y clasificar las actividades para enfocarse primero en las que tienen mayor impacto o son más críticas«.
El propio Copilot nos da 5 aspectos a tener en cuenta:
- Importancia: Considera el impacto a largo plazo de una tarea. ¿Cómo contribuye esta tarea a tus metas y objetivos generales?
- Urgencia: Evalúa el plazo o la necesidad inmediata de completar la tarea. ¿Existen fechas límite o consecuencias si no se realiza pronto?
- Esfuerzo: Mide la cantidad de trabajo y recursos necesarios para completar la tarea. ¿Es una tarea que se puede hacer rápidamente o requiere un esfuerzo significativo?
- Consecuencias: Analiza las implicaciones de no completar la tarea. ¿Qué sucederá si esta tarea se retrasa o no se hace en absoluto?
- Interdependencia: Toma en cuenta si la tarea depende de la finalización de otras tareas o si otras actividades dependen de ella.
En los dos primeros puntos Copilot nos está hablando de lo que se conoce como matriz de Eisenhower. Atendiendo a su importancia (impacto en objetivos) y urgencia (relevancia en el cortísimo plazo) podemos clasificar nuestras acciones en 4 cuadrantes:
- Importantes y Urgentes: Son las tareas que hay que realizar inmediatamente. Las de prioridad absoluta. Nos sirven como ejemplo las crisis, los plazos inminentes, los problemas críticos…
- Importantes pero No Urgentes: Deberías planificar estas tareas y asignarles tiempo. Son las que nos permitirán alcanzar los objetivos, las que nos marcan el camino como veíamos en el artículo anterior. Me gusta el ejemplo de «hacer ejercicio» o «leer» o «formarse» en este cuadrante si tu salud física y mental son relevantes para tí.
- Urgentes pero No Importantes: Estos son los «marrones» que debes pasar a otros si es posible, vamos, delegarlos. No son cruciales, no van a hacer ruido si se caen, pero son para ya. Algunas reuniones son el ejemplo perfecto. Esto da para varios artículos en si mismo.
- Ni Urgentes ni Importantes: Para que vas a perder el tiempo en esas cosas. Olvídate de ellas. El scroll infinito en las redes sociales es el ejemplo perfecto. Puede que haya aquí muchas tareas que ni siquiera están en tu lista pero que las haces todos los días y te roban tiempo para otras cosas. También dedicaremos otro artículo a este apartado.
Si lees sobre temas de productiviad personal, verás que muchos autores dicen que esta herramienta no es del todo útil o que quizás otros sistemas incluyan esta idea y otros criterios de priorización adicionales como el contexto o la energía. No seré yo quien diga que esta herramienta no es aplicable hoy en día, pero tampoco diré yo que es la única herramienta válida. Creo que puede ser util para muchas personas y en muchos contextos, así que…
Decir «no»: evitando platillos de más.
Ya hemos asumido que tenemos platillos de más, que siempre vamos a tener platillos girando, hemos aprendido a decirdir cual podemos dejar que se caiga o que sea otro quien se encargue de mantenerlo dando vueltas y tenemos también seleccionados aquellos palillos críticos que jamás podrán caerse así que siempre estaremos pendientes de darles vueltas… Pero… ¿qué hacemos con las nuevas tareas que entran cada día? En nuestro entorno surgirán nuevas tareas que querremos hacer o que nos vendrán impuestas de fuera… nuevos platillos que habrá que vigilar. ¿Qué puedo hacer con esto? Pues es muy sencillo de escribir y muy complicado deponer en práctica, porque deberemos aprender a decir que no.
Que no es el momento de poner ese palillo a girar en este momento. Y a veces se lo tendremos que decir a terceros pero otras veces nos lo tendremos que decir a nosotros mismos. Un ejemplo personal, tengo dos platillos girando de formación muy tochos para mí (dos certificaciones) y sin embargo tengo otro palillo que quiero poner a rodar enseguida (el de la formación en IA), pero poner en marcha este palillo sólo puede hacer que se caigan los tres y se monte una brutal ruidera. Así que hasta que al menos uno de los dos que ya están girando haya llegado a concluirse con éxito, no voy a poner en marcha este tercero.
Respecto a decírselo a terceros, ya veremos muchas formas de cómo hacerlo más adelante, pero quiero que empieces a pensar a cuantos compromisos has dicho que sí y ahora te están suponiendo un quebradero de cabeza sabiendo que podías haber tenido otras posibilidades.
Resumiendo y concluyendo.
En el artículo anterior veíamos que muchas veces somos improductivos o inefectivos porque ni siquiera sabemos a donde queremos ir. En este sin embargo, partimos de que estamos sobrepasados y con tantas cosas en la cabeza que no creemos posible «poder con todo». Y hemos planteado tres ideas. Asumir, Priorizar y Decir «No».
- Asumir que será imposible hacerlo todo y que habrá cosas a las que no lleguemos
- Priorizar entre todas nuestras tareas pendientes aprendiendo incluso a delegar alguna
- Saber decir que no a otros y a nosotros mismos para que no entren tareas de forma incontrolada
¿Y tú te encuentras en esta situación? ¿Crees que estas soluciones pueden ayudarte?
